长宁区档案馆国有企业退休及死亡人员人事档案社会化管理服务竞争性磋商项目

1、本项目预算金额：120.57万元（本项目最高限价为84.4万元，投标报价超最高限价将作无效标处理）

2、项目概况：委托社会第三方对退休人员人事档案开展保管和利用服务。

本次项目服务预估人事档案数量为：42200卷。

3、合同服务期限：一年（2025年6月-2026年6月）

4、依据《关于印发本市国有企业退休人员人事档案分类移交操作办法的通知》（沪国资委综合﹝2020﹞53号）要求，做好长宁区国有企业退休死亡五年以上人员人事档案约42200卷档案实体及对应数据的入库和日常管理，包括档案清点、装箱、运送、上架及日常管理、库房检查、清点消毒、查阅利用、数据统计等，同时确保实体档案及其档案数据的安全保密。

二、项目具体工作要求

社会第三方机构具备的档案保管要求：根据《中华人民共和国档案法》、《档案保管外包服务管理规范（DA/T 67-2017 ）》《档案服务外包工作规范（DA/T 68-2017）》、《关于印发本市国有企业退休人员人事档案分类移交操作办法的通知》（沪国资委综合﹝2020﹞53号）、《干部人事档案工作条例》和《流动人员人事档案管理服务规范》等要求，结合我区对国有企业退休人员人事档案保管第三方的要求，档案保管外包服务应符合以下基本要求：

（一）档案保管外包服务机构资质

响应单位应具有档案外包服务相关资质，如与档案相关的ISO系列认证（9001、14001、27001、45001等）。

（二）档案保管外包服务安全、保密、监管原则

1、在档案保管、利用、运输等过程中应提供安全、可靠、有效的专业服务，确保不发生缺失损毁、涂改伪造、污染霉变等安全事件。

2、外包服务方应履行保密义务，不翻阅、不传播、不泄露所保管档案的任何信息，有严格的保密协议。

3、档案保管外包服务机构应当接受档案主管方和档案行政部门的监管。

（三）档案库房硬件要求

1、库房建筑要求：

档案库房应基本符合《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2010的相关规定或要求。库房地质稳定、地势高坦，附近无易燃易爆和有害有毒气体源等不安全因素。库房区域应远离锅炉房、变配电室、车库等火灾易发生区，严禁与使用明火、工业、商业、民用以及仓库等与档案管理无关的用房混杂。

2、基本设施与设备：

为保证人事档案的安全保管，应配备与保管数量相匹配的库房和管理用房。库房内应具备防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火等相关设施与设备，保持档案库房的清洁。档案库房配备充足的仓库管理人员和安保人员，以及消防、监控、恒温恒湿、消毒、软件管理系统等软硬件设施，按要求确保档案实体和数据安全。

（1）库房、管理用房：可参照每管理1万人的人事档案，库房面积不少于20平方米，档案管理人员人数不少于1人进行配置的标准存放的要求。库房配套设施完善、排水畅通、空气流通、环境安静。应设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，做到档案库房、查阅和管理办公三分开。

（2）档案存放装具：应配备符合相关安全保管规定的如铁质档案柜或档案密集架，统一标准档案保管箱。

（3）消防设施：应按GB50140和DA/T45等标准配置消防灭火设施和火灾报警装置。灭火介质不能对档案产生二次损害，不能污染环境，火灾报警装置与119联网。消防灭火设施和火灾报警装置要定期检查、更换。不得设置明火设施或存放易燃易爆物品和其他杂物，禁止吸烟、生火或使用破旧电线；档案管理人员应熟悉有关消防知识，能正确使用消防灭火器材。

（4）安防设施：应安装防盗门窗、防盗报警装置和监控设备，须全天24小时运行。库房的周边、所有出入口、档案交接室、档案调阅室、档案存储区域和电梯等，均应设有实时可视监控系统，视频监控数据保存不少于6个月。档案存储区域的出入口和电梯应安装门禁系统和红外线报警设备并与110联网，人员出入库房应通过安全检查。档案管理人员每天下班前应检查门窗及相关设备的安全。

（5）避雷设施：库房和专用机房安装避雷装置。

（6）用电设施：库房应为两路供电线路或配置备用电源。

（7）温湿度控制设施：档案库房应配备温湿度监测调控系统，全天24小时监测调控达到档案保管要求。需提供3个月以上温湿度监测记录。应配备排风扇、空调等通风降温设备，并定期检修、保养。库房内温度应控制在14℃—24℃，昼夜温差不得大于±2℃。应配备加湿机、除湿机等设备，库房内相对湿度应控制在45%—60%，昼夜湿度差不得大于±5%。

（8）防蛀、防虫设施：档案库房内不应存放食物和易霉物品；应定期施放驱虫、防霉药剂，采取防霉、防虫、防鼠措施。

（9）防光设施：人工照明应选用紫外线含量低的光源；应避免阳光直射档案。有外窗时应配备窗帘等遮阳措施。

3、长宁区国有企业退休死亡五年以上人员人事档案需集中保管在同一地点库房，不得分散存放于多处库房，库房地点在服务期内一般情况下不允许变更。响应单位的保管利用及服务场所、物业应具有长期可靠性（如自有产权或控股股东有产权）。除因搬迁、政府规划等非人为因素确需变更必须搬迁的，但不得搬离上海地区。搬迁应至少提前30个工作日向采购人出具书面通知，由于搬迁和转运所产生的所有费用均由报价人承担。

（四）档案管理内容与要求

按“沪国资委综合﹝2020﹞53号”文要求对长宁区国有企业退休死亡五年以上人员的人事档案做好接收和寄存保管工作，做好档案实体及对应数据的入库和日常管理，包括档案清点、装箱、运送、上架及日常库房检查、消毒、利用、统计等各有关工作。

档案存放应编排有序，便于查找。严格执行档案保管业务流程，建立档案交接、运输、保管、出入库、利用服务和人员管理、信息安全等相应的制度和操作规程。充分利用软件系统实施档案管理工作，实现档案库房管理、目录检索、全文调取、利用统计等系统化管理。保存利用平台实现查档登记、审核、调还卷、实体档案出入库全流程控制，在其生命周期内通过整合智能设备实现数据登记、实体监控，并在非授权使用及非法出入库时进行预警和提醒，实现实体档案的安全利用保管、可追溯。

1、运输档案

（1）应对档案上下架、装箱、上下车、运输等全过程进行安全管理。

（2）档案运输车辆应为成交人自有、专用车辆，实现“门对门”的运输方式，沿途不中转、不倒运、不外包。档案运输途中全程GPS定位。在采购人所指派的授权人员对已完成装箱的档案箱进行核对签收后，在档案箱规定位置张贴专用封箱条封箱，中标单位负责转运。档案装箱完成由中标单位工作人员进行搬运装车服务，必须配备确保档案运输安全的押运人员，实行专人专车。装车全部完成后，由双方共同签署一式三联单据(由报价人提供)，其中二联由采购人留存。

2、档案保管服务

（1）根据采购人需求对入库保管的档案案卷目录和实体一一核对保证档案的准确性。对霉变档案做入库之前的整理：挑出霉变的档案，经档案专业臭氧消毒或真空充氮消毒处理后，记录好案卷号后存放于单独的库房。

（2）核对案卷目录和实体档案时，出现缺卷、案卷破损等现象时必须做好记录；清点核对完毕必须与采购人双方签字确认《记录单》，《记录单》一式两份，双方各执一份留档保存。

（3）运用档案专业臭氧消毒或真空充氮消毒设施、设备对档案进行消毒，所有档案入库前必须及时做好消毒。

（4）上架入库将做好消毒的档案按照档案箱的顺序号，有序放到库房密集架上。

（5）内部稽核档案上架后，将该批入库档案的目录内容、记录单、交接单等记录复印件另行封装在一个独立的档案箱内，并保管在中标文件档案中心内，作为备份。

（6）根据长宁区档案馆的统一要求，做好入库档案的电子化管理，并完成自有库房管理系统的挂接。

3、档案出入库管理

（1）在档案交接时，应由专人负责做好清点、验收和装箱工作，履行入库登记手续，双方指定人员签章，填写交接文据。

（2）委托方需进入库房时，档案保管外包服务机构应指定专人全程陪同，并有视频监控。

（3）寄存和代保管档案进入保管外包服务库房时，档案保管外包服务机构应进行安全检查和科学消毒，防止易燃易爆、有毒气体或生物进入库区。

4、库房管理

（1）应配备安保力量，建立24小时值班和昼夜定时巡检制度。

（2）库房管理人员应每日定时进行巡检，做好温湿度记录登记，发现安全隐患和问题及时处理并做好记录。

（3）档案存放应满足档案存放需求，不得挤压、堆放等并存放有序。

（4）定期检测消防、安全监控设备和电路等运行情况。建立消防等安防预案，定期进行演练。管理人员应熟悉消防知识，会正确使用消防灭火器材，每天必须做到至少两次库房检查。

（5）设施设备检查、安全值班、监控巡视记录应长期保存，不少于协议保管期满后10年，以备查阅。

（6）应保持档案库房的整洁有序，不得存放与档案无关的杂物。

（7）库房档案应定期进行检查和清点盘库，确保档案的完整与安全。

5、档案利用内容

中标单位根据材料记载的内容开展档案利用服务，具体应包括：

（1）查（借）阅服务：为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务。

（2）出具证明服务：依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明。

（3）政审（考察）服务：为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务。

以上各项服务均需按照委托方及市档案局相关规范化操作进行，并实时接受委托方管理与指导。

6、服务利用要求

（1）档案保管外包服务机构应为委托方提供档案利用服务，满足利用者的需求。非委托方调阅、查阅相关档案资料的，必须征得委托方同意，并提供有委托方单位公章的书面证明。经委托方同意后，为符合相关规定的单位提供服务，具体内容包括：为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务；为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务。

（2）提供档案利用服务时，须核对利用者身份。利用者查阅、复制、打印等应履行档案利用登记手续。

（3）应建立提供档案利用服务登记簿，对利用日期、单位、人员、内容和方式等进行逐项登记记录，利用者应签字确认。已进馆档案一般情况下不提供外借服务，如因工作需要确需外借，须经区档案馆同意，并办理相关借阅手续，按实际需要提供原件送档服务。调阅人员要爱护档案，借阅时间不得超过一周。

（4）为委托方提供档案利用递送服务，须派员专程及时送达，在核对人员身份后，与委托方履行交接手续。

（5）工作人员必须具有高度的政治责任感，严守秘密，档案内容不外传、不泄密，档案资料不得私自携带外出，不得随意复印、涂改档案资料。

（6）档案提供利用服务人员有权监督利用者保护档案。如利用者违反有关规定，应及时纠正，督促其改正，并告知委托方。

（7）利用档案服务中形成的相关材料应专门集中保管，按年度归档备查。

（8）服务场所的本地化。设置一间不小于20平方米的阅览室提供利用服务，档案室的软硬件条件应便于服务对象利用档案，位于本区范围内优先。接待服务时间经区档案馆同意后对外发布。

7、档案统计

（1）按照采购方要求，开展档案移交、库房管理等各类统计工作，实时提供库房内人事档案的管理情况，每月做好档案的整理、利用服务等汇总工作；及时提供相应数据报表、工作总结。

（2）中标单位对国有企业死亡五年以上的退休人员人事档案进行统一保管，并通过自有库房管理系统完成相关统计，做好信息汇总等工作，实时反馈相关国有企业死亡五年以上退休人员人事档案管理情况。

8、档案信息化

（1）应自行负责档案库房管理系统的建设和使用（如使用RFID射频技术管理档案实体），确保为个人及相关单位及时提供各项档案服务, 并实时提供库房内人事档案的管理情况。

（2）通过库房管理系统完成相关统计、信息上报等要求，实时反馈相关区国有退休人员人事档案管理情况。

（3）应提供委托方对档案保管情况实时监管服务。

（4）中标单位要进行国有企业退休人员人事档案的统一保管，配合完成自有库房管理系统与区档案管理信息化平台的数据衔接。

9、档案信息安全

（1）中标单位应维护委托方档案实体安全与信息安全，除向符合规定的单位提供利用服务外，不得擅自接触、翻看档案，不得擅自复制、摘抄或留存档案信息，不得利用档案谋利。

（2）中标单位在日常管理中应制定各类严密的制度和措施，确保档案移库及存放安全。建立档案信息安全保密制度，加强档案信息的安全管理。

（3）中标单位应对员工进行档案保密教育，并与员工签订有关档案保密协议。

（4）发现档案丢失、缺失或被盗、信息泄露等情况，须立即报告委托方，及时处理，并追究有关人员的责任。

（五）档案保管机构人员要求

档案保管外包服务机构应制定与服务规模与内容相应的内部管理机制，并保持相对稳定。按照内部管理机制，配备符合实际需要的、具有相应岗位职业资格的员工。应建立安全岗位制，配备专人负责安全保密工作。人事档案的直接管理人员要尽量选派政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的中国共产党党员。在正式上岗前，应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，档案保管外包服务机构应与员工依法签订劳动合同和保密协议，以保证工作人员及档案实体安全、信息安全。

第三方机构应对保管、服务的国有企业退休人员人事档案做好各项保密措施，配备充足的库房管理人员和安保人员。具体内容包括但不限于：系统安全措施、保密人员配置、库房监控配置、监督管理制度等，从而确保人事档案实体材料安全、档案内记载内容及电子化信息内容保密。

委托单位需与第三方机构签订保密协议，并明确双方权利义务。

1、档案管理人员人数按照管理1万人的人事档案不少于1人进行配置。

2、工作人员必须熟悉档案法律法规及档案工作规章制度与标准，并具备符合岗位需要的相应文化程度和业务技能。

3、拟派的工作人员中，专职的档案管理人员需全部持有档案岗位培训证书。

4、工作人员应定期参加相关的业务培训和继续教育，不断提高专业技能和业务能力，满足实际工作需要。

（六）责任事故与赔偿

1、因档案保管外包服务机构原因，造成档案缺失、损坏、损毁等事件或事故的，档案保管外包服务机构应承担相应责任。委托方可以向被委托方的档案保管外包服务机构提出赔偿要求，具体按协议约定执行；涉及法律、法规有规定的，按规定执行；对涉及到负法律责任的依法执行（供应商需在响应文件中作出书面承诺）。

2、因自然灾害、战争等不可抗力而造成委托方档案缺失、损坏、损毁的，档案保管外包服务机构不承担赔偿责任。

3、双方对事故责任和赔偿不能协商一致的，均可向当地司法部门提出调解、仲裁或法律诉讼的申请。

三、档案管理服务目标：

1、建立健全档案寄存管理制度，配备经验丰富的工作人员，完成国有企业退休死亡五年以上人员人事档案的保管、利用工作。按长宁区档案馆的要求完成相关库房管理、统计、软件管理等要求。

2、对注册地为长宁区的国有企业死亡五年以上退休人员的人事档案开展集中接收，并依据“沪国资委综合﹝2020﹞53号”文相关标准做好档案完整性检查工作。

3、合同服务期限为一年。一年服务期满后，若中标单位参与长宁区档案馆新一年度国有企业死亡人事档案社会化管理项目公开招投标却未中标，应配合区档案馆将所托管的档案转送至新的中标公司，并提供完整移交目录和数字化副本，并在此过程中保证档案的实体安全与信息安全。

四、成果要求：

按委托方提供的国企单位名单接收本区国有企业死亡五年以上退休人员人事档案，和区就促中心保管的死亡五年以上国有企业退休人员人事档案，定期盘点在库档案数并统计汇总各相关存管档案数据信息。

五、设计或实施方案主要内容

根据本项目的特性，服务方案设计划分为三大模块：

模块一：审核接收。2025年国有企业死亡人员档案累计托管量约42200卷，其中，2024年已接收寄存档案21947卷，2025年待接收档案约20253卷。2024年甲方委托第三方公司对21947卷死亡人事档案开展接收寄存等工作。本项目中标单位在合同签订后，应根据甲方要求，在规定时间内对2024年已寄存托管的21947卷死亡人事档案开展清点、接收、消毒、入库、上架、寄存、管理等工作。对于2025年待接收档案，中标单位应根据企业或区就促中心申请并经区档案馆批准的移交时间安排，由第三方机构安排场所，接收企业或区就促中心移交的人事档案，并按档案相关标准和规范进行审核检查。主要包括：档案袋、档案封面是否标识了必要信息（姓名、身份证号、档号等），是否与目录清单一致，档案装订是否符合要求等。

模块二：寄存保管。按沪国资委综合﹝2020﹞53号附件1.1《社会第三方机构具备的档案保管要求》开展档案日常保管，包括库房的软硬件配置、人员要求、保密要求等，确保档案的安全和保密。

模块三：查询利用。提供实体档案的查（借）阅服务。具体操作流程和工作表单待定，尽可能与全市通行做法保持一致。同时根据区档案馆需求，提供退休职工档案相关的咨询服务支持和实体档案临时调用配送上门服务。

本项目应按上述三个服务模块，配置符合标准的软硬件设施设备，测算其总体运行费用进行报价。

六、报价要求

1、报价依据：本招标文件所要求的服务内容、服务期限、工作范围和要求。

2、供应商应当按照国家和上海市有关行业管理服务收费的相关规定，结合自身服务水平和承受能力进行报价。

3、本项目报价采用综合单价的报价形式，包含但不限于：包括档案整理、档案保管、运输、装卸、人工（含工资、社会统筹保险金、加班工资、工作餐、相关福利、相关人员聘用费）、管理、税费及利润等全部费用。

4、档案社会化管理税后综合单价最高限价为20元/卷，报价超出限价的将作否决投标处理。

七、结算方式

1、本项目结算方式采用上限闭口包干的方式。

2、经验收合格后，实际档案数量≥招标数量基数时，上限闭口包干，不作调整。

3、经验收合格后，实际档案数量<招标数量基数时，根据实际完成的工作量按实结算。

八、支付和验收

根据财政拨款进度计划支付，签订合同后，档案接收寄存量超过预计接收总量42200卷的50%（即21100卷），支付合同金额的30%；档案接收寄存量超过预计接收寄存总量42200卷的90%（即37980卷），支付合同金额60%；项目完成后二十个工作日内，根据实际工作量结算剩余合同金额。

采购人自行验收。

九、集中接收和寄存保管综合单价最高限价

序号	分项名称	具体服务内容	数量	单位	税后单价（元）
1	档案接收	退休死亡5年以上人员的清点、核对、入库	1	卷	20
2	寄存保管	密集架、八防要求、恒温、恒湿、监控、报警、消毒、档案专业标准库房管理
3	档案服务	档案利用服务、档案统计等工作
4	其他费用	根据企业综合实力自行报价
5	利 润	根据企业综合实力自行报价
6	税 金	根据企业综合实力自行报价
备注：供应商根据采购清单自报综合单价，报价超出限价的将作否决投标处理